Деловые письма. Деловые письма Как правильно написать ответное письмо на запрос
4.88/5 (8)
Образцы писем-ответов
ВНИМАНИЕ! Посмотрите заполненный образец ответа на запрос информации:
СКАЧАТЬ образцы писем-ответов на запрос о предоставлении информации можно по ссылкам ниже:
Как правильно составить документ
Ответ на запрос определенных данных составляется следующим образом:
- Шапка письма. Расположена в правом верхнем углу (иногда в левом верхнем). Тут прописываются полные реквизиты компании, посылающей ответ по запросу: полное наименование, ИНН, КПП, ОКПО, юридический адрес, местонахождение, контактный номер телефона, электронная почта;
- В противоположном верхнем углу указываются данные лица, направившего запрос. Если это юрлицо, то прописываются также вышеуказанные реквизиты и контактное лицо, действующее на основании устава или доверенности;
- В журнале исходящей корреспонденции нужно сделать пометку о том, кому и когда был отправлен ответ. Тема письма указывается на усмотрение лица, вносящего данные в журнал;
- Далее, посередине, пишем обращение. Например, «Уважаемый, Сергей Петрович».
Составление главной части документа будет зависеть от вида принятого решения:
- При положительном ответе о предоставлении информации по запросу – номер или реквизиты письма, которое получено от заявителя, суть обращения и сама информация, в связи с необходимостью получения которой был сделан запрос;
- При отказе также указывается краткая суть обращения, а после – сам факт отрицательного решения и причины отказа.
Если запрашивались документы или выписки из них, то к ответному письму могут быть приложения на нескольких листах (содержащие такие документы). В конце ставится дата и подпись генерального директора компании с расшифровкой и печатью.
Ответ на запрос составляет и высылает только тот сотрудник (представитель) компании, на имя которого был написан запрос.
Исключения составляют случаи:
- Болезнь сотрудника;
- Отпуск;
- Увольнение;
- Командировка;
- Отсутствие сотрудника на рабочем месте по иной причине.
В такой ситуации ответ составляет тот, кто его замещает. В ответе на письмо-запрос рекомендуется использовать методику «отзеркаливания», т.е. использовать в тексте те же самые стилистические приемы, обороты речи, метафоры, терминологию и т.д.
Соблюдение данного условия допустимо только в том случае, если запрос составлен грамотно. Нецелесообразно отвечать на полученное письмо такими же ошибками и недочетами. К тому же, некорректно указывать обращающемуся к вам человеку на его ошибки. Это правило плохого тона.
Старайтесь грамотно излагать свои мысли в письме. Оно должно быть, по возможности, кратким, но емким. Деловой стиль изложения сути – обязателен. Старайтесь обращаться к заявителю максимально вежливо и сдержанно. Избегайте лишних фраз, не имеющих смысла и не связанных с сутью обращения.
Внимание! Ответ на запрос, ни при каких условиях не должен содержать грубость и ложную информацию.
Какие виды писем ответов существуют, и каковы их особенности
На практике существует несколько видов ответов на запросы о предоставлении информации.
Они делятся на две группы:
- Положительный ответ с предоставлением запрашиваемых данных – заявителю сообщается о принятом решении и сообщается та информация, которую он запрашивал;
- Отрицательный ответ – заявителю представляется мотивированный отказ с подробным указанием причин принятого решения.
Отличие двух данных категорий ответов – их содержание. Например, при положительном решении дается не только полный ответ на заданный вопрос, но и максимально возможно вписывается вся информация по сути запрашиваемой информации. В результате, получив такой ответ, заявитель должен быть полностью им удовлетворен без лишних дополнительных вопросов.
Главная особенность, а также отличие данных разновидностей письма-ответа на запрос информации, кроется в его содержании. Так, составляя положительное письмо, необходимо дать максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный вопрос.
В конечном итоге у обратившейся организации не должно оставаться вопросов по существу представленной информации. При формировании отрицательного ответа на запрос, наоборот, уклон делается на мотивирующую его часть, так как запрашиваемая информация по тем или иным причинам не будет представлена.
Если есть такая возможность, то в отрицательном решении дайте указание заявителю на адреса, куда ему следует обращаться за получением запрашиваемых данных.
Посмотрите видео. В каком виде представлять документы по требованию налоговой?
Как оформить письмо-ответ правильно
Форма ответа может быть:
- В рукописном варианте. Актуально, когда письмо с запросом на определенную информацию также написано от руки;
- В печатном варианте. Такая форма экономит время и делает письмо понятным (читателю не придется разбираться в тонкостях и особенностях вашего почерка)
Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам.
Ответное письмо оформляется либо на белом, чистом листе формата А4, либо на фирменном бланке организации. Последний вариант выглядит солиднее и оформляется быстрее (не тратится время на вбивание реквизитов фирмы).
В конце письма-ответа на запрос должна быть подпись ответственного лица или директора. Требование о необходимости наличия печати для таких писем, утратило силу еще в 2016 году.
В письме проставляется дата подписания и присваивается порядковый номер, по которому его можно идентифицировать в журнале исходящей корреспонденции в случае потери или спорной ситуации.
В подобных журналах содержится вся информация об исходящей корреспонденции. Занесение писем в них – обязательное правило любой организации. Это нужно для того, чтобы в случае возникшего спора можно было быстро поднять всю информацию о переписке.
Правила документооборота у всех компаний практически едины. В большинстве случаев, ответ на запрос формируется в едином экземпляре, но бывают случаи, когда организация подстраховывается и оставляет себе копию отправленного ответа.
Еще одно важное правило – отправка письма с уведомлением о получении. После выдачи корреспонденции заявителю вы получите уведомление, в котором будет указано: кто, когда и на каких основаниях получил ваше письмо.
Как отправить документ получателю
Способы отправки письменного ответа на запрос могут быть любыми:
- почта;
- курьер;
- факс;
- электронная почта;
- вручение лично.
В ходе ведения экономической деятельности предприятие сталкивается с необходимостью осуществления переписки с различными контрагентами – начиная от простых клиентов и заканчивая крупными деловыми партнерами.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Одной из разновидностей деловой документации является письмо-запрос о предоставлении каких-либо данных и ответ на него, составленный согласно нижеуказанным правилам.
В каких случаях нужно
Приведем перечень наиболее часто встречающихся случаев, когда составление ответа является необходимым:
|
Поступление запроса от |
Комментарий |
| Государственного ведомства | Например, от ФНС о предоставлении отчетности |
| Поставщика товаров или материалов | Если поставщик попросил приобретателя уточнить список товаров или материалов, на которые оформляется заказ |
| Покупателя | К примеру, если покупатель направил запрос о возможности/невозможности доставки товара к нему в определенную дату или время |
| Судебного органа | При запрашивании судебной инстанцией доказательной базы |
| Иного физического или юридического лица | К примеру, при истребовании физическим лицом информации о возможности устроиться в организацию на определенную вакансию |
Какие возможны виды
Условно письмо-ответ на запрос можно подразделить на 2 основные разновидности:
Основное отличие этих разновидностей писем – в их содержании.
Так, если письмо содержит положительный ответ, в его тексте будет содержаться максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный в запросе вопрос (с указанием ссылок на правовые акты, при необходимости).
В конечном счете, у обратившегося контрагента не должно оставаться каких-либо вопросов, если ответ действительно был дан по существу и в полной мере.
Отрицательный же ответ более краткий, но и он должен содержать мотивированную формулировку, включающую не только причины отказа, но и перечень оснований. Также в отрицательном письме должны содержаться условия, при соблюдении которых организация, сделавшая запрос, сможет все-таки получить нужные сведения.
Как правильно составить и его образец
Перед составлением ответа следует проинформировать заявителя любым удобным способом о получении запроса по указанным в нем (запросе) контактам – телефону, электронной почте или иным образом.
Оформление производится:
- либо на фирменном бланке организации, предусмотренном для ответов на запросы;
- либо в свободной форме.
Фирменный бланк, как правило, уже содержит в “шапке” наименование организации, дающей ответ, ее юридический адрес, телефон руководителя и поля для простановки исходящего номера документа и даты его составления.
При свободной форме все поля придется формировать самостоятельно, а именно:- “Шапка”.
Слева вверху необходимо написать полное название предприятия, дающего ответ, с указанием организационно-правовой формы, адрес нахождения, контактный телефон, дату и номер исходящего документа, а также его наименование – “Ответ на письмо-запрос (номер письма) от (дата регистрации запроса)”.
В правом же верхнем углу ставится должность и ФИО должностного лица, кому направляется ответ, и наименование организации, куда он направляется.
- Обращение к должностному лицу.
По центру пишется обращение к лицу, которому направляется ответ. Например, “Уважаемая Марина Сергеевна”.
- “Тело” письма.
- Перечень приложений.
Если в ответе на запрос требуется предоставить заявителю копии каких-либо документов, следует указать их перечень.
- Подпись, расшифровка подписи директора организации, давшей ответ.
Положительно
Положительная формулировка ответа должна содержать:
- реквизиты самого запроса (дата и номер его регистрации);
- пару слов о запросе (основная суть);
- непосредственно сам ответ.
К примеру, при запросе покупателем расценок на товары можно ответить следующим образом:
“В ответ на Ваш запрос от 18 ноября 2017 года № 05-03/273 о предоставлении прайс-листа на новую коллекцию обуви “ MaxStyle ”, направляем в Ваш адрес актуальный прайс-лист (см. приложение на 5 листах)”.
Отрицательно
При отрицательном ответе текст формулировки должен содержать:
- как и при положительном ответе – реквизиты и краткую суть сделанного запроса;
- причину, на основании которой отклоняется просьба;
- обоснование причины (со ссылкой на федеральные или локальные нормативные акты).
Способы доставки
Ответ лучше направлять способом, указанным заявителем в запросе.
Если способ не указан, ответ можно отправить по факсу или электронной почте.
В случае, если в письме-ответе содержится крайне ценная информация или оригиналы каких-либо документов, предпочтительнее воспользоваться услугами Почты России, отправив заказное письмо с описью вложения.
Будет ли ответ
На письмо-ответ организация или гражданин, сделавший запрос, могут не отвечать, так как в письме-ответе не содержится каких-либо требований, просьб или запросов. Хотя ничто не мешает заявителю отблагодарить организацию, давшую ответ, письменно или по телефону за предоставленную информацию.
Особенности
Существуют особенности заполнения и отправки официальных ответов на запросы в специфических ситуациях.
На английском
Если организация взаимодействует с иностранными партнерами, возможно, что потребуется вести деловую переписку на английском языке.
В этом случае потребуются стандартные фразы-клише:
О предоставлении документов
Запрос о предоставлении документов должен содержать:
- перечень испрашиваемой документации с указанием количества нужных экземпляров;
- сведения об оплате за предоставление копий (если оплата требуется);
- адрес заявителя, куда будет направлена документация;
- ссылку на нормативный акт, содержащий право (или обязанность) лица, которому направляется запрос, выдавать какие-либо документы.
Формулировка ответа стандартная – если заявитель имеет право получить бумаги, организация направит положительный ответ, в противном случае – отрицательный.
Письмо-ответ выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к письму-запросу. В ответе обязательно должна быть ссылка на первичное письмо и его тему. В обоих письмах должны совпадать аспекты содержания в последовательности их изложения, терминология, формулировки и система ссылок.
Письмо-ответ с положительным решением строится по следующей схеме:
- повторение содержания запроса с использованием устойчивых языковых формул, например: На Ваш запрос о поставке запасных частей к. сообщаем. ; В ответ на Ваш запрос о. направляем. ;
- изложение информации по запросу.
Письмо-ответ с отказом строится следующим образом:
- повторение содержания запроса (по форме, аналогичной письму с положительным решением);
- аргументированное указание причины (или причин), по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято;
- констатация отказа или отклонения предложения.
В письме-отказе особенно важно использовать лексику, помогающую отправителю письма оставаться вежливым, заботящимся о сохранении чувства собственного достоинства получателя такого письма. Целый ряд ситуаций, таких, например, как ситуации отказа, задержки положительного решения, несогласия, предполагает использование в начале ключевой фразы слов, выражающих сожаление, например: С сожалением вынуждены сообщить о невозможности удовлетворить Ваш запрос. ; К сожалению, мы не можем согласиться на Ваши условия. ; К глубокому сожалению, проблемы с. не позволяют нам воспользоваться Вашим предложением в ближайшее время. и т. п.
При ответе на коммерческий запрос продавец, если может сразу удовлетворить просьбу покупателя и выполнить поставку товара, направляет предложение (оферту) . В противном случае он может направить письмо-отказ, руководствуясь вышеизложенными правилами, либо письмо, в котором сообщает необходимую информацию:
- о принятии запроса к рассмотрению;
- о выяснении возможностей поставки товара, интересующего покупателя;
- об изменении условий запроса (изменении количества товара, модели, марки, сроков поставки т. п.);
- об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.
В таком случае при составлении письма-ответа можно руководствоваться следующими ключевыми фразами:
- Сообщаем, что ввиду большого спроса на этот товар. ;
- Идя навстречу Вашим пожеланиям. ;
- Мы с радостью дадим положительный ответ на Вашу просьбу о скидках, если. ;
- К сожалению, мы не можем пойти на Ваши условия оплаты, однако. ;
- Как давнему нашему партнеру Вам, конечно, хорошо известно, что. ;
- Мы готовы учесть все Ваши замечания. ;
- Учитывая Ваши соображения по данному вопросу. ;
- Надеемся, Вас заинтересует наше предложение. ;
- Вас, наверное, заинтересует новый подход к этой проблеме (наше предложение). и т. п.
Как написать письмо-ответ?
Письмо-ответ является деловым письмом, которое составляется в ответ на официальный запрос либо письмо-просьбу. Такое письмо может содержать как положительное, так и отрицательное решение (в этом случае это письмо-отказ).
Поскольку речь идет о деловой переписке, существует ряд определенных правил, которым необходимо следовать при составлении письма:
В случае получения письма-просьбы или запроса, необходимо как можно быстрее дать официальный ответ. Промедление может, во-первых, выставить вашу организацию в невыигрышном свете и дать вашим компаньонам или клиентам повод считать вас ненадежным партнером. Во-вторых, несвоевременный ответ зачастую приводит к более серьезным последствиям: срыву поставок, нарушению договорных условий и др.
Любое деловое письмо должно оформляться на фирменном бланке организации (если таковой имеется), содержать все требуемые реквизиты обеих сторон и выходные данные документа (полное название организаций, адреса, ОРГН, ИНН, регистрационный номер, дата составления, подпись, указание исполнителя и пр.).
Письмо-ответ является композиционно и тематически зависимым документом по отношению к запросу, непосредственно в ответ на который оно составляется. То есть, в ответе должны содержаться те же термины, формулировки, совпадать основные смысловые аспекты и сохраняться последовательность изложения. Также в обязательном порядке должна быть ссылка на первичный документ. Однако не стоит забывать и о грамотности изложения. Если вдруг в инициативном документе содержатся грамматические и пунктуационные ошибки, переносить их в текст ответа не следует.
Как упоминалось выше, письменный ответ может содержать положительное или отрицательное решение. В первом случае ответ должен повторять содержание письма-запроса и включать в себя определенные устойчивые формулировки. К примеру: «В ответ на запрос вашей компании о … сообщаем/ направляем/ предоставляем информацию … и пр.». Далее же следует изложение сведений, которые запрашивались у вас.
Что касается отрицательного ответа, такое письмо строится следующим образом:
- содержание запроса (можно выразить благодарность за обращение в вашу компанию);
- причины отказа предоставления данных или удовлетворения другой просьбы;
- констатация отклонения предложения либо отказа.
При отказе следует использовать вежливые формулировки, чтобы не обидеть отправителя запроса. Возможные варианты: « К нашему глубокому огорчению …», «Вынуждены с сожалением сообщить», «К сожалению, наша компания не имеет возможности воспользоваться вашим предложением …».
Помимо этого, рекомендуется в случае отказа на запрос каких-либо сведений сообщать адресату данные о тех организациях, которые в состоянии предоставить требуемую информацию, когда и при каких условиях они могут это сделать (если вы располагаете соответствующими данными).
Образец документа: Письмо-ответ
Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях.
Письмо-ответ образец
Письменный запрос требует от адресата мотивированного развернутого ответа. Письмо-ответ — тот необходимый документ, который стоит написать в подобных случаях. Сообщение составляется в свободной форме и имеет много общего со справкой. Информационный лист содержит ограниченные рамки повествования и должен отвечать лишь на вопрос, поставленный в требовании. Письмо-ответ легко написать даже не опытному человеку, имея под рукой компьютер и принтер. Страница этого ресурса предоставляет возможность бесплатно скачать и применить в жизни образец обсуждаемой бумаги.
- Адрес и наименование учреждения кому направляется письмо-ответ;
Письмо-ответ лучше всего передавать лично адресату. Взамен нужно получить отметку о получении на втором экземпляре. Если передать лично письмо-ответ не представляется возможным, нужно воспользоваться услугами почтовой связи, отправив документ с уведомлением и описью вложения. Имеющийся образец и комплекс иных бланков и примеров на сайте помогут составить нужное обращение собственными силами. Большинство шаблонов имеют самый простой формат и могут легко редактироваться в программе Miсrosoft Word. Приятного использования.
Популярные статьи
Советы Эксперта — Консультанта по вопросам Работы и Карьеры
Деловая переписка — неотъемлемая составляющая многих производственных процессов. Немалое место в ней занимают ответы на официальные обращения различных организаций, включая контролирующие. Для таких писем обязателен официально-деловой стиль, вполне допустимы, более того — предпочтительны бюрократические обороты. В них не место эмоциям, даже если требования, которые содержит полученное вами обращение, неправомерны. Просто следуйте этим простым пошаговым советам, и Вы будете на верном пути в Вашей работе и карьере.
— доступ к интернету или принтер;
— фирменный бланк организации;
— услуги почты, курьера или личный визит в офис адресата (не во всех случаях);
— текст письма, на которое вы отвечаете.
Итак, приступим к действиям, настроившись на положительный результат.
Для написания ответа используйте фирменный бланк. Не забудьте присвоить письму исходящий номер, зарегистрировать его у секретаря или в канцелярии, поставить дату. Выполнив это, переходим к следующим действиям.
Адресуйте ответ тому человеку, подпись которого стоит под письмом. Обычно она представляет собой должность и фамилию с инициалами. Постарайтесь узнать его имя и отчество. Сделать это с помощью интернета или телефонного звонка непосредственно в организацию, из которой поступило письмо. Обычно в нижней части официального письма указывается фамилия исполнителя и его телефон. Эта информация будет полезной при дальнейшем взаимодействии, если в нем возникнет необходимость. Однако ответ должен быть направлен на имя того, чья подпись стоит под поступившим к вам обращением. В «шапке» ответа достаточно его инициалов. А вот письмо надо начинать с обращения по имени отчеству: «Уважаемый Иван Иванович!» Выполнив это, переходим к следующим действиям.
В самом начале ответа укажите выходные данные письма. Обычно официальные обращения содержат исходящий номер, дата указывается обязательно. Общепринятая формулировка первой фразы: «В ответ на Ваше письмо (обращение, информационный запрос, претензию, жалобу — в зависимости от ситуации) за № таким-то от такого-то числа считаем необходимым (вариант — можем) сообщить следующее». Выполнив это, переходим к следующим действиям.
Если какие-либо требования или претензии, предъявляемые к вам лично или вашей организации автором письма, на ваш взгляд, неправомерны, укажите, что они не могут быть удовлетворены и объясните причину, сославшись на положения действующего законодательства, которым те, по-вашему мнению, противоречат. Выполнив это, переходим к следующим действиям.
Используйте в конце ответа формулировку «С уважением». Сделать это придется, даже если вы считаете, что адресат уважения недостоин. Однако демонстрировать это мнение не нужно. Не забудьте также указать свои должность, фамилию и инициалы. Если отправляете ответ в бумажной версии, поставьте под ним свою подпись.
Надеемся ответ на вопрос — Как ответить на официальное письмо — содержал полезные для Вас сведения. Удачи Вам в Работе и Карьере!Чтобы найти ответ на интересующий Вас вопрос воспользуйтесь формой — Поиск по сайту.
Другие материалы
ПИСЬМО-ОТВЕТ
Письмо-ответ выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к письму-запросу . В ответе обязательно должна быть ссылка на первичное письмо и его тему. В обоих письмах должны совпадать аспекты содержания в последовательности их изложения, терминология, формулировки и система ссылок.
Письмо-ответ с положительным решением строится по следующей схеме:
- повторение содержания запроса с использованием устойчивых языковых формул, например: На Ваш запрос о поставке запасных частей к... сообщаем...; В ответ на Ваш запрос о... направляем... ;
- изложение информации по запросу.
Письмо-ответ с отказом строится следующим образом:
- повторение содержания запроса (по форме, аналогичной письму с положительным решением);
- аргументированное указание причины (или причин), по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято;
- констатация отказа или отклонения предложения.
В письме-отказе особенно важно использовать лексику, помогающую отправителю письма оставаться вежливым, заботящимся о сохранении чувства собственного достоинства получателя такого письма. Целый ряд ситуаций, таких, например, как ситуации отказа, задержки положительного решения, несогласия, предполагает использование в начале ключевой фразы слов, выражающих сожаление, например: С сожалением вынуждены сообщить о невозможности удовлетворить Ваш запрос... ; К сожалению, мы не можем согласиться на Ваши условия... ; К глубокому сожалению, проблемы с... не позволяют нам воспользоваться Вашим предложением в ближайшее время... и т. п.
При ответе на коммерческий запрос продавец, если может сразу удовлетворить просьбу покупателя и выполнить поставку товара, направляет предложение (оферту) . В противном случае он может направить письмо-отказ, руководствуясь вышеизложенными правилами, либо письмо, в котором сообщает необходимую информацию:
- о принятии запроса к рассмотрению;
- о выяснении возможностей поставки товара, интересующего покупателя;
- об изменении условий запроса (изменении количества товара, модели, марки, сроков поставки т. п.);
- об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.
В таком случае при составлении письма-ответа можно руководствоваться следующими ключевыми фразами:
- Сообщаем, что ввиду большого спроса на этот товар... ;
- Идя навстречу Вашим пожеланиям... ;
- Мы с радостью дадим положительный ответ на Вашу просьбу о скидках, если... ;
- К сожалению, мы не можем пойти на Ваши условия оплаты, однако... ;
- Как давнему нашему партнеру Вам, конечно, хорошо известно, что... ;
- Мы готовы учесть все Ваши замечания... ;
- Учитывая Ваши соображения по данному вопросу... ;
- Надеемся, Вас заинтересует наше предложение... ;
- Вас, наверное, заинтересует новый подход к этой проблеме (наше предложение)... и т. п.
Письмо-ответ составляется в свободной форме и имеет много общего со справкой. Страница предоставляет возможность бесплатно скачать образец обсуждаемой бумаги.
Письменный запрос требует от адресата мотивированного развернутого ответа. Письмо-ответ - тот необходимый документ, который стоит написать в подобных случаях. Сообщение составляется в свободной форме и имеет много общего со справкой. Информационный лист содержит ограниченные рамки повествования и должен отвечать лишь на вопрос, поставленный в требовании. Письмо-ответ легко написать даже не опытному человеку, имея под рукой компьютер и принтер. Страница этого ресурса предоставляет возможность бесплатно скачать и применить в жизни образец обсуждаемой бумаги.
Рассмотрим основные особенности, включающиеся в понятие письмо-ответ. Смысл ответной реакции заключается в деловом общении контрагентов. Отличный способ урегулирования проблем в досудебном порядке позволяет сэкономить значительные средства и время участников правоотношений. Легитимность общения заключается в бумажном носителе информации, составленном по всем правилам делопроизводства и имеющем подлинную визу руководства. Электронная переписка является ненадежным вариантом для доказательства в суде.
Обязательные пункты составляющие письмо-ответ
:- Адрес и наименование учреждения кому направляется письмо-ответ;
- Собственные данные автора, контактные телефоны;
- Номер, дата и титл повествования;
- Краткое изложение запроса, на который составляется письмо-ответ;
- Четкие и конкретные ответы на поставленные вопросы. Лишнего писать не нужно;
- Уважительный тон приветствуется, но и строгость важна;
- Фиксация исполнителя бумаги, подпись и расшифровка руководителя, печать учреждения.